[전화요령] 업무전화는 어떻게 받아야 할까요?

안녕하세요:) 블로거 Nu입니다!!

 

새해 맞이 겸 회사에 들어가는

신입사원분들을 위해

업무요령을 하나 가져왔어욥.

ㅎㅎㅎㅎㅎㅎ

많은 도움이 되었으면 좋겠네요!!

 

업무 전화 받는 방법

 

 

자, 이제 시작하겠습니다!!

회사에 들어가면 업무가 다양하게 있지만

모든 업무가 그러하듯이 커뮤니케이션을 한답니당.

 

1. 대면 회의

2. 글을 주고 받는 메일

3. 목소리로 주고 받는 유선

4. 법정관련 소송

 

이번에는 다루는 것은

3번 업무 전화에 대해 다뤄볼 생각입니다.

 

생각보다 업무전화를 어려워하는 분들

실수를 하시는 분들이 많더라구요. ㅎㅎ

 

일을 진행함에 있어서는

 

확실한 커뮤니케이션

정확한 정보공유

 

가 이루어져야합니다.

 

업무전화에서 이를 어떻게 이뤄야하는지

알아볼까요???

 

첫번째, 전화걸기

업무전화에는 다양한 것들이 있어요.

내선, 외부전화, 또는 업무 시간 외 밖에서 받는 전화들까지...

이런 전화들 어떻게해야할까요??

 

 

1. 안녕하세요라고 하지맙시다.

예시

OOOO 컨설팅 OOO 대리입니다.

(아 대리님 안녕하세요, 저 OOO 주임입니다.)

앗! 네, 안녕하세요!

 

이러한 흐름으로 가야해요.

여기서 앗, 네!는 조금 올려서 받는게 좋아요.

'당신이군요!? 반가워요!? 알고있습니다!?'

이런 느낌을 위해서요.ㅎㅎㅎ

(귀찮죠?ㅋㅋㅋㅋㅋㅋ)

 

2. 다름이 아니라...

다름이 아니라를 붙히세요.

한템포를 쉬어가 말정리하기에도 쉽고

상대방의 호기심과 집중을 끌어냅니다.

 

3. 그 왜 예전에... 전에 있잖아요... XXXXX!!!!!

정확한 목적과 정확한 표현이 불가능하면

생각을 다시 정리하고 전화를 하도록 합시다.

시간은 금이잖아요??

 

4. 용건부터 말합시다.

전화를 하다보면 사정부터 줄줄이 얘기하는 경우가 있어요.

이 같은 경우에는 용건이 뭔지, 핵심이 뭔지

알기가 어렵고 정확한 전달이 안될 수 있습니다.

 

용건 먼저!! 사정은 나중에 상대방이 물어볼때!!

 

5. 정확하고 신속한 전달!!

예시1

제가 오늘 아침에 메일로 OOO 관련 보고서를 드렸는데요

확인하시고 첨부파일이 준비되는대로 알려주세요.

 

예시2

메일로 OOO관련 보고서를 넣었습니다.

확인하시고 3시까지 첨부파일을 넣어

내부번호 OO으로 연락바랍니다.

 

어떤 것이 나은가요??

예시2가 정확하지 않은가요?

일의 효율성과 속도를 위해

정확하게 말하는 습관을 가져요.ㅎㅎ

 

 

6. 메모! 메모!

전화가 왔을때에 꼭 메모를 해요

부재중 전화일 경우

회사명/부서/직급/성함/연락처/왜 전화했는지/연락한 시간대

를 적어두면 일이 꼬이지 않습니다!!

 

7. 전화로 설명하지마세요.

말하는 이는 이미 아는 내용이니까 눈 앞에 그려지지만

듣는 사람 입장에서는

"얘 대체 뭔소리를 하는건지 이해안돼"

가 될거에요....

설명은 메일 또는 파일을 직접 넘겨주세요.

 

8. 복명복창!!

중요합니다! 별표 다섯개!!

내용을 정확하게 인지했는지 확인합시다.

 

예시

2월11일에 최종시안보고회의가 있습니다.

최종보고서 15부 이상 준비해서

OOOO으로 2시까지 참석바랍니다.

 

(네, 알겠습니다. 2월11일에 최종보고서 15부이상 준비해서

OOOO으로 2시까지 봽겠습니다.)

 

복명복창을 한다면 내용을 정확하게 인지할 수 있어요!

잘못 인지를 했다면 그자리에서 바로 다시 확인이 가능합니다.ㅎㅎ

 

업무 전화는 정확성과 간결함이 중요합니다!!

 

업무 전화 받는 방법

 

여기까지 업무 전화에 대해 알아보았는데요!!

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